Depuis le 5 janvier 2026, les notes de frais sont dématérialisées à l'aide du logiciel N2F : la référence n°1 pour la gestion des notes de frais.

Pour me connecter à N2F, il me suffit de créer mon compte avec un identifiant et un mot de passe.

Quels sont les premiers pas sur N2F ?

Tout savoir : https://n2f.freshdesk.com/fr/support/solutions/folders/44001205509

Mini-guide

Notice

Si j'ai encore des questions, j'utilise le canal mattesmost N2F après avoir lu cette fiche.

Comment savoir utiliser ce logiciel ?

1-  Principes généraux, création, validation, modifications, conservation …

Vous créez une note de frais pour 15 jours, un mois ou deux mois selon le nombre de dépenses et la fréquence de remboursement souhaitée.

Une fois les dépenses correctement saisies, vous transmettez votre note de frais qui sera traitée par le pôle compta puis validée par votre chargé-e d’accompagnement.

C’est la transmission de la note de frais qui enclenche tout le processus : échanges si besoin, correction, validation. Tant qu’une note ne nous est pas transmise nous ne pouvons pas intervenir dessus, ni échanger avec vous !

Donc transmettez vos notes de frais au fur et à mesure, nous pourrons vous questionner via le chat, modifier, et enfin valider.

En cas de problème sur une dépense (taux de TVA, plafond, date facture, remboursable ou non etc…) => vous devez saisir dans la zone commentaire (en bas de la dépense) la difficulté rencontrée puis transmettre la note.

En compta, nous avons la possibilité de corriger (modifier un plafond, un taux de TVA, passer outre une date de facture trop ancienne, transformer une dépense non remboursable en remboursable etc…), et nous pourrons au besoin initier un échange avec vous par le chat interne.

Nous pourrons aussi au besoin vous renvoyer la note pour que vous la corrigiez et la transmettiez une nouvelle fois avec la correction.

Exemple de la dépense de plusieurs petit déjeuner payée pour le mois :

=> passer la dépense en frais de restaurant au jour du paiement => N2F applique le plafond

=> Ajouter en commentaire : une seule facture pour x repas nous sommes donc en dessous du plafond journalier par repas

=> transmettre la note en l’état => = La compta, au vu de votre commentaire, transforme la totalité de la dépense en « remboursable ».

Ayez à l’esprit que les paramétrages et limites imposées dans N2F sont là pour faciliter et guider

votre saisie dans la grande majorité des cas, des exceptions sont toujours possibles, elle doivent alors être justifiées et seront traitées lors de la phase de vérification.

Pensez à activer les notifications (paramètres / Notifications) pour être informé-e des messages envoyées par votre chargé-e d’accompagnement ou la compta via le chat interne N2F.

2-  Type de factures, catégories de dépenses, TVA

Concernant les factures au nom d’Elycoop ou à votre propre nom. Cela influe sur la possibilité ou non de se faire rembourser la TVA.

• Les factures de caisse ne sont pas nominatives (petits achats, restaurant, etc …) pas de problème pour se faire rembourser la TVA
  • Pas de soucis non plus pour les factures sans TVA (exemple : transport) ou avec TVA non remboursable (exemple : hôtels)
  • Pour les autres cas la facture doit être au nom d’Elycoop pour pouvoir se faire rembourser la TVA.

Saisie de la TVA

Les seuls taux acceptés en France sont les 3 taux de 5,5%, 10%, 20%.

=> pouvez sélectionner dans la case « Taux de TVA » (à côté du montant) « Autre taux ou multi taux » ou « pas de taxe » et donc saisir manuellement les bons taux

=> si votre facture comporte un autre taux c’est certainement que votre dépense a été faite dans un autre pays, la TVA n’est donc pas remboursable ! Donc sélectionner « Pas de TVA ».

Pour des factures importantes, le fournisseur étranger doit vous faire une facture sans TVA.

Catégories de dépenses

Si vous n’avez pas accès à la catégorie de dépense que vous souhaitez (exemple «222-Téléphone pro ») c’est qu’on ne vous a pas affecté le profil d’utilisateur utilisant cette catégorie de dépense. Dans ce cas deux solutions :

• Soit c’est très ponctuel et vous nous demandez en commentaire de mettre la bonne catégorie.
• Soit vous souhaitez changer de profil : transmettre le note en l’état avec commentaire, nous modifierons la catégorie et nous modifierons aussi votre profil.

Attention : nous ne pouvons pas modifier votre profil tant qu’il vous reste des notes de frais « en cours »

Date de la dépense

Attention votre dépense ne doit pas dater de plus de 70 jours.

La date doit correspondre à la réalité de la transaction : pour un billet de train achetée 3 mois avant le voyage, c’est bien la date du voyage qui fait foi, idem pour une réservation d’hôtel ou de colloque.

Le logiciel N2F offre la possibilité de détecter les doublons, c'est à dire de contrôler que la même pièce n'a pas été valorisée deux fois sur une même note de frais ou sur une note antérieure : sur la note de frais, sur la droite de la ligne de dépense, le symbole x2 indique un potentiel doublon.

3-  Utilisation des véhicules moteur ou électrique

Pour percevoir des indemnités kilométriques, vous devez créer votre véhicule (auto, moto, cyclo de moins de 50 cm3) et nous devons le valider. Comme déjà indiqué, pour cela intégrer :

• Carte grise
• Permis de conduire
• Attestation d’assurance de l’année.

Dans la rubrique « Kilomètres déjà parcourus » renseigner 0. Puisque aucun kilomètre ne vous a encore été remboursé en 2026 autrement que sur N2F.

Vous avez la possibilité de créer des trajets récurrents, et de cocher une case « Aller-retour ».

4-  Utilisation des vélos électriques ou traditionnels et des transports en commun => il y a du nouveau !

Pour les vélos et les abonnements transport en commun locaux deux options sont possibles :

Option 1 : la prime de mobilité durable

Cette prime de 600 € annuels, vous sera versée en fin d’année sur votre demande avec une

attestation sur l’honneur comme quoi vous réalisez plus de 60% de vos trajets professionnels en vélo ou en transport en commun locaux.

Elle est exonérée de toutes charges sociales.

Dans ce cas vous ne demandez plus de remboursements pour les transports en commun locaux ou les déplacement vélo.

Vos déplacements en voiture restent mesurés !

Si vous optez pour cette prime en cours d’année, les montants déjà remboursés seront déduits de la prime.

Option 2 : remboursement au trajet ou à l’abonnement

Vous faites rembourser vos trajets vélo au fur et à mesure

• Vous n’avez plus besoin de créer de vélo (électriques ou tradi) !
• Vous utilisez la nouvelle catégorie de dépense « Indemnité kilométriques vélo ».

=> Saisissez votre trajet normalement

=> Le barème est fixe : 0,25€ par kilomètre plafonné à xx € annuels

Vous vous faites rembourser vos trajets transports en commun au trajet

=> utilisez la rubrique « 102-Déplacements hors véhicules perso » et joignez le justificatif

Vous vous faites rembourser votre abonnement transports en commun mensuel

=> utilisez la nouvelle rubrique «108-Abonnement transports en commun »

=> le remboursement sera de 50% de la dépense, avec un plafond annuel de XX €

5-  Moyens de paiement

3 moyens de paiement sont possibles :

• Moyen de paiement perso : vous avez payé vous-même la dépense et vous voulez faire rembourser

• Carte de paiement pro : cette rubrique n’apparaît plus, sauf pour celles et ceux qui disposent encore de l’ancien dispositif QONTO. Elle sera réactivée lors de la mise en place des cartes de paiement N2F.

=> Nota les cartes N2F sont opérationnelles et sont réservées au ES associés d’Elycoop.

• Mise sur compte courant : vous avez payé vous la dépense et elle viendra augmenter votre compte courant.

Nota : Le choix du moyen de paiement se fait dépense par dépense, pas de possibilité de le faire par note de frais. Pour plus de facilité, vous pouvez créer une NDF « à rembourser » ou « Carte pro » et une NDF « Compte courant »