Qu'est ce qu'une note de frais ?

Le principal intérêt des notes de frais est de me faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de mon activité.

Faire passer mes frais en comptabilité permet à mon activité de récupérer la TVA. Attention, pour cela, les factures doivent impérativement mentionner le nom d’Elycoop.

Pour être remboursés, les frais que j’avance personnellement doivent systématiquement respecter les 3 règles suivantes :
• être engagés en lien avec mon activité (la déclaration des frais engagent la coopérative, nous comptons sur ta responsabilité pour veiller à l'intérêt collectif)
• être conformes aux possibilités économiques et financières de mon activité
• être justifiés par un ticket de caisse, une facture réglée et pour les déplacements, être justifiés par le nom de la personne rencontrée ou l'évènement auquel j'ai participé.

Tous les justificatifs d’achats (factures, notes détaillées, etc.) doivent être déposés sur l'application N2F. (Pensez à faire des photocopies pour garder trace et/ou justifier vos frais auprès de vos clients)

Il existe 5 grands types de frais :
• Les frais de déplacements dans un cadre professionnel (transport, hôtel, restaurant, frais kilométriques) - Frais type 1 : numérotés de 101 à 106
• Les achats de biens ou services (marchandises, petit matériel, téléphone,…) - Frais type 2 : numérotés de 201 à 225.
• Les investissements (matériel > 500€ HT) - Frais type 3 : numérotés de 301 à 304.
• Les frais d'hébergement de mon activité (domicile, bail locatif) - Frais type 4 : numérotés de 401 à 407.
• Les achat réalisés dans le cadre d’une commande client, et refacturés aux client (matière premières, marchandises, recours à un sous-traitant pour réaliser une commande client)– Frais type 5 : numérotés de 501 à 507.

NOTA 1 : ces frais refacturés de type 5 seront déduits de la base de calcul de la contribution coopérative. Ils sont facturés au client avec l’article 101 prestation et Ils ne peuvent donc en aucun cas être facturés en « frais refacturés ». Les frais refacturés étant eux aussi déduits de la base de calcul, ceux-ci seraient déduits 2 fois.

NOTA 2: pour la formation des types de frais refacturés ont été créés pour permettre une déduction spécifique de la base de calcul de la contribution additionnelle formation :

• 503. Sstrait FORMATION REFACT
• 506. Com° sur vente FORMATION

Bon à savoir pour l'intérêt collectif d'Elycoop :

Les notes de frais font parties des mouvements les plus surveillés par l’Urssaf.

Normal, celles-ci échappent aux cotisations sociales et sont déductibles du bénéfice imposable de l'entreprise. Nous sommes garants du respect de la réglementation en vigueur, c’est pour cette raison que nous veillons au bon déroulé du processus.

Les contrôleurs URSSAF sont autorisés à rapprocher la liste des clients avec les notes de frais ; les factures d'hôtels avec les péages et le nombre de kilomètres parcourus et indemnisés ; demander les agendas de rendez vous,…

Je consulte le site internet de l'URSAFF https://www.urssaf.fr/accueil/employeur/beneficier-exonerations/frais-professionnels.html pour:
Frais de repas
Frais kilométriques

Je dois être vigilante dans la classification de mes frais car nous sommes obligés de respecter des règles fiscales et comptables.

Les dates à connaitre pour rendre mes notes de frais

1. La date à retenir pour déposer ma note de frais sur N2F

Après chaque fin de mois, je transmets ma note de frais au plus tard, le 10 du mois.

Si ma note de frais est transmise AVANT le 10 du mois, si je l'ai demandé et que j'ai la trésorerie le règlement s'effectuera en fin de mois en cours.
Si ma note de frais est transmise APRES le 10 du mois, si je l'ai demandé et que j'ai la trésorerie le règlement s'effectuera à 30 jours fin de mois.

Par exemple, je transmets ma note de frais le 9 septembre, le règlement s'effectuera le 30 septembre.
Si je transmets ma note de frais le 14 septembre, le règlement s'effectuera le 31 octobre.

2. Les dates de remise maximale pour rendre mes notes de frais
Afin de gérer le flux des notes de frais, je dois respecter les dates ci-dessous :

Toute l'année : je transmets pour le 10 du mois mes NDF : attention toute dépense déposée dans un délai supérieur à 70 jours ne sera plus éligible (sauf motif exceptionnel)
Le 10 décembre : je transmets ma NDF de novembre
Le 10 janvier N+1 : je transmets ma NDF sur la période de décembre ainsi que les frais de domicile.
Passé le 10 janvier, plus aucune dépense de l'année précédente ne pourra être prise en compte car l'exercice comptable sera clôturé.

Procédure : saisie sur N2F et remboursements

Tous les frais professionnels sont à déclarer dans l'application N2F.

1. Je peux participer à l'atelier ''Savoir faire mes devis, facturations, notes de frais" (inscription auprès de mon(ma) chargé d'accompagnement).
2. En m'aidant du guide notes de frais, chaque mois, je saisis sur N2F ma note de frais.

Attention, par défaut, seuls les frais de type 1 (les frais de déplacement) et de type 2 (achats de biens ou services) sont disponibles. Si je ne sais pas comment affecter ma dépense, je choisis l'affectation "999-affectation non connue" et j'explique la nature dans le champ "mémo" de cette dépense.

Pour les frais de type 3 (investissement pour des matériels > 500€ HT), de type 4 (les frais de domicile), et de type 5 (frais refacturés au client) je dois prendre contact avec mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.

3. Je décide des modalités de remboursement de ma note de frais : remboursement total ou partiel ou mis sur le compte courant (la note de frais mise en compte courant est une bonne occasion de sécuriser mon activité !). Je dois saisir cette information.
4. Je transmets la note de frais sur N2F.
5. À partir du 11 de chaque mois, les notes de frais sont traitées par le pôle comptable et apparaitront dans ma compta quelques jours après.
   Le pôle comptable peut me faire des retours dans le mémo. Pense à te créer une alerte dans paramètres. Sans réponse de ma part, ma note de frais ne peut pas être traitée. Je peux activer les notifications pour être informé.

Merci pour votre coopération 🙂 Chaque année, nous traitons 1 240 notes de frais !

Les essentiels à retenir :
• Si ma trésorerie est insuffisante pour me faire rembourser, le règlement de ma note de frais sera en attente et je peux à tout moment demander le remboursement de cette note de frais à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement quand ma trésorerie le permettra.
• Les frais doivent concernés l'exercice du 1er janvier N au 31 décembre N. Passée la date du 10 janvier N+1, les frais ne sont plus acceptés - Pas de rétroactivité.
• Pour les nouveaux CAPE, les frais que j'ai engagé avant la date de signature de mon contrat CAPE, ne peuvent pas faire l'objet d'une note de frais.

Le financement de mes frais d'activité

Les frais professionnels sont engagés avec mon compte personnel, cela signifie que je fais l'avance sur le compte de mon activité hébergé à Elycoop.
En déclarant ma note de frais à Elycoop, mon activité me rembourse les frais engagés.

Il est possible de solliciter une avance pour le 15 du mois. Pour cela, j'envoie un mail à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement (au plus tard le 10 du mois) en précisant le montant et le numéro de la note de frais à laquelle est rattachée cette demande d'avance.

Les déplacements avec mon véhicule : auto, moto, vélo

1. Auto, moto :

Il dépend de 3 facteurs :
• avoir déclaré au préalable mon véhicule sur N2F en fournissant ma carte grise et mon attestation d'assurance
• Le nombre de kilomètres parcouru à titre professionnel par année civile
• La puissance fiscale du véhicule.

Pour les frais de déplacement le point de départ est le lieu choisi et déclaré par l’entrepreneur (domicile, espace de coworking et local loué) que j'ai déclaré lors de la signature de mon contrat CAPE à Elycoop.

Pour tout savoir sur les barèmes des frais kilométriques.

À retenir :
Ces barèmes prennent en compte notamment la dépréciation du véhicule, les frais d'achat des casques et des protections, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d'assurances.

Si le lieu de mon activité change, j'informe le pôle comptable en générant un ticket sur mon intranet du site d’Elycoop.

2. Vélo
   Je ne peux pas valoriser l'achat d'un vélo dans mes notes de frais (comme tout type de véhicule). Le forfait mobilité durable est de 600 € maxi pour les déplacements vélo. La seconde option est de me faire rembourser les trajets vélo avec les indemnité kilométriques au trajet. Je peux toujours basculer en cours d'année du système au réel vers le forfait mobilité durable. Dans ce cas les indemnités vélos déjà remboursées seront déduites du forfait mobilité durable.

Les investissements

Tout investissement pour le compte de l'activité supérieur à 499,99 € HT unitaire peut être considéré par la législation comptable comme une "immobilisation".

Le remboursement du lieu de domicile

Si je suis en contrat CESA, je peux déclarer mes frais de domicile, je pourrai le faire sur simple demande auprès de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement (pas possible pour les contrats CAPE).

Les achats refacturés au client

Ces frais font l’objet d’une ligne spécifique dans la mesure où ils sont comptabilisés en déduction du chiffre d’affaire pour le calcul de la contribution coopérative.

Ces frais peuvent concerner :

• Les achats de matière première utilisée pour réaliser un ouvrage (peinture achetée pour la rénovation d’une pièce du client)
• Les achats de marchandise : ces marchandises sont revendues en l’état au client
• L'achat de sous-traitance : j’ai recours à un prestataire pour réaliser partiellement ou totalement la prestation commandée par le client. Pour permettre le calcul de la contribution additionnelle formation l’achat de sous-traitance refacturée est subdivisé en deux lignes distinctes :
  - Achat de sous-traitance refacturée hors formation
  - Achat de sous-traitance refacturée formation
• Les commissions sur ventes : directement liées à une vente, elles sont elles aussi divisée en commission sur vente hors formation et commission sur vente formation

• J’indique dans le commentaire de la dépense de ma note de frais le numéro de la facture client où j’ai fait la refacturation, ou le nom du client concerné si je n’ai pas encore fait la facture.

• Attention : ces achats refacturés ne peuvent pas être inscrits en ligne « frais refacturés » quand je fais ma facture client.