Dans le cadre de mon activité, 2 types de dépenses existent :

• Les frais de fonctionnement courants dont la dépense est intégralement impactée sur l’année de réalisation de l’achat. ( non amortissables) : factures téléphones, petites fournitures de bureau, déplacements, hôtel, frais de bouche,…
• Les frais d’investissements supérieur à 499€ HT (amortissables) : ordinateur, logiciels, outillages, aménagement et matériels de bureaux ….La durée de l’amortissement est fixée par la législation comptable

Qu’est-ce qu’un investissement et un amortissement ?

Tout investissement pour le compte de l'activité supérieur à 499€ HT unitaire est considéré par la législation comptable comme une "immobilisation".
Une immobilisation est soumise au principe d’amortissement annuel en fonction de sa durée d’utilisation. L’achat n’est donc pas une charge pour l’activité, seul l’amortissement en est une.
Un amortissement correspond au montant total de l’investissement HT divisé par le nombre total des années d’utilisation.

Exemple : j’achète un ordinateur à 1500€ HT en janvier 2022, ce dernier sera amorti sur 3 ans. Cela signifie que la charge financière rattachée à cet investissement sera étalée sur les 3 années dans mon compte de résultat via l’écriture comptable « dotations aux amortissements » : 500€ en 2022, 500€ en 2023 et 500€ en 2024.
Je peux suivre via mon compte de résultat dans les rapports de gestion le montant de la dotation aux amortissements qui est passée chaque mois.

Procédure pour acheter une immobilisation : spécificités d’Elycoop

L’acquisition d’une immobilisation doit être financée en totalité sur mes fonds personnels, via une note de frais spécifique dont l’ouverture des droits est à demander à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.

La validation de la note de frais nécessite de joindre la facture d'achat. Ces achats doivent avoir une utilisation exclusivement professionnelle (une attestation a été signée à mon arrivée dans la coopérative lors de la signature du contrat CAPE).

Ce matériel acheté devient la propriété de mon activité qui est hébergée au sein d'Elycoop.
Les investissements sont des frais de "type 3" identifié dans la liste des achats de N2F.
La TVA est récupérable avec les mêmes conditions que pour les frais habituels (Nom d'Elycoop sur les factures d'achat).

Les modalités de remboursement de mon investissement

Si mon résultat est bénéficiaire
Le remboursement de cet investissement se fera progressivement une fois par an à hauteur de l’amortissement annuel sur simple demande auprès de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.
Si je n’en fais pas la demande, le montant annuel de l’amortissement sera basculé automatiquement sur mon compte courant.

Si mon résultat est déficitaire
Le montant de l'amortissement ne sera pas remboursé mais laissé en compte courant.
Si besoin, avec mon(ma) chargé(e) d'accompagnement, je peux mettre en place un prêt d'honneur personnel (à taux zéro) auprès de l’Adie ou de Rhône développement Initiative, pour financer l'investissement.

Quid de mon immobilisation en cas de départ d’Elycoop

En cas de départ de la coopérative, la spécificité CAE implique de transférer la propriété du bien de mon activité en tant qu’entrepreneur Elycoop à moi-même, personne physique.

Dans le cadre de mon solde de tout compte une facture de vente d’immobilisation sera établie. Le montant de cette facture correspond à la valeur nette comptable déduction faite des amortissements (valeur d’origine d’achat moins les amortissements annuels) . Il s’agit donc du montant restant à amortir.

Le règlement de cette facture à mon activité Elycoop, ne donnera pas lieu à un paiement effectif, le paiement se réalisera sur un plan comptable par compensation de l’avance en compte courant que j’ai réalisée lors de mon achat. Ce compte courant me sera restitué lors de son départ de la coopérative en totalité si l'activité est bénéficiaire ou partiellement si mon activité est déficitaire.

Exemple : L’ordinateur acheté à 1500€ HT en janvier 2022 est amorti sur 3 ans (soit 500 € /an). Je prévois de sortir d’Elycoop en Décembre 2023, mon bien aura donc été amorti sur 2 années : 500€ * 2 soit 1000€. Ces 1000€ auront fait l’objet d’une demande remboursement auprès de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.
Au 31/12/2023, il restera donc 500€ à amortir et à me faire rembourser. Ces 500€ me sont dus par mon activité, cette dette est comptabilisée dans mon compte courant. Ne faisant plus partie d’Elycoop et pour continuer d’utiliser mon bien à titre personnel, il est nécessaire de transférer la propriété juridique de cet investissement de mon activité d’Elycoop à moi en tant que personne physique. Pour cela, dans mon solde de tout compte, une facture de 500 € sera émise de mon activité Elycoop à moi, personne physique. Ainsi, mon activité me doit 500€ (amortissement qui ne m’a pas été remboursé) à titre personnel et moi, je dois 500 € à mon activité : ces 2 dettes étant du même montant, elle s’annule par compensation comptable, je n’aurai pas à décaisser les 500 € supplémentaire. La facture est nécessaire en tant que pièce comptable justifiant cette opération comptable.