Qu'est ce qu'un devis ?

Avant l'achat d'une prestation de service, d'un bien ou d'une prestation de formation professionnelle, le client doit être informé de ses caractéristiques essentielles, du prix, de la date ou délai de livraison du produit ou d'exécution du service. Ces informations pré-contractuelles sont souvent intégrées dans un devis. Quand j'envoie le devis à mon client, je m'engage dans la mise en œuvre de la prestation.

Le devis n'engage le client qu'à partir du moment où il a exprimé sa volonté de faire exécuter les travaux, les services par une signature au bas du devis "bon pour accord".

Le devis correspond à une prestation claire et précise. Si des modifications peuvent intervenir selon les résultats de la mission, il me semble important d'apporter un cadre clair au client … je réalise plutôt un contrat de prestation.

Je dois m'assurer dans un premier temps que la fiche client est bien renseignée avec le nom d'un contact, l'adresse mail, l'adresse postale, le numéro de téléphone.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un devis ?

Le devis doit mentionner les éléments suivants qui sont obligatoires lors de votre saisie sur LOUTY ou directement pris en compte :

• la date du devis et durée de validité de l'offre.
• le décompte détaillé (et la description) de chaque prestation : contenu, dates de prestations et rétro-planning, contact référent, quantité, prix unitaire …
• les frais refacturés s'il y en a.
• les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat.
• les CGV : les CGV d'Elycoop s'impriment par défaut au verso lors de l'édition du devis. Elles s'appliquent par défaut, si j'ai des conditions particulières, je dois les faire apparaitre dans le détail de mon devis.
• la somme globale à payer HT et TTC et en précisant le taux de TVA applicable.

Quelles sont les mentions que nous vous conseillons sur un devis ?

Il est recommandé de rappeler, en quelques lignes, sur l'entête du devis le contexte des échanges : quand est ce qu'on s'est vu, les besoins exprimés par le client, la qualité de mon expertise pour répondre à ces besoins …

Il est recommandé de bien détailler le devis avec les prestations, les engagements du client et les miens et les délais pour sécuriser mon activité.

Si j'ai rédigé une présentation au client, je peux l'annexer au devis (onglet : fichier de Louty). Le document doit être également paraphé et signé comme le devis pour être considéré comme contractuel.

Par défaut, les conditions de paiement s'effectuent en une seule fois à l'issue de la prestation. Si je souhaite des modalités différentes (acompte, règlement mensuel…), je le précise dans l'onglet pied de page du devis.

Comment créer un devis sur Louty ?

1. Dans un premier temps, je m'inscrit auprès de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement pour participer à l'atelier "savoir faire mes devis, factures et notes de frais"
2. Je me connecte à Louty et je clique sur le formulaire "Gestion com" puis sur "devis" :

Contrairement aux factures, je pense à envoyer un e-mail à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement pour qu'il valide mon devis. Quand j'ai l'expérience suffisante, mon IP peut me donner les droits de validation jusqu'à un certain seuil.

3. Je complète les champs comme dans l'image ci-dessous :

Je peux me faire aider par des infos bulles dès que je passe ma souris sur un lien (image téléchargeable au bas de la fiche).

4. J'enregistre mon devis
   La pièce peut alors apparaitre avec différents statuts :

• Brouillon (B) : La pièce en brouillon sans numéro, peut être reprise à tout moment pour complément. Elle peut être supprimée. Mon(ma) chargé(e) d'accompagnement ne peut pas la valider.
• En attente de validation (AV) : La pièce transmise est en attente de validation par mon(ma) chargé(e) d'accompagnement. Tant que mon(ma) chargé(e) d'accompagnement ne l'a pas validée, je peux encore la modifier. La mention "en attente de validation" ne permet pas de la transmettre à mon client.
• Validé, imprimé (VI) : La pièce est validée par mon(ma) chargé(e) d'accompagnement. Le numéro chrono affecté ne peut plus être supprimée. Je peux la transmettre à mon client. Les CGV communes à tous les membres de la coopérative sont annexées au devis.

Si le devis est accepté avec "bon pour accord" par mon client, j'ai la possibilité de transformer ce dernier en facture après saisie de la date d'acceptation.