J'ai établi un contrat avec mon client et ma prestation est désormais terminée. Je peux désormais passer à l'étape "facturation". Bien entendu, ma facture doit respecter les modalités et les informations mentionnées dans mon contrat commercial.

Je dois m'assurer dans un premier temps que la fiche client est bien renseignée avec le nom d'un contact, l'adresse mail, l'adresse postale, le numéro de téléphone.

Qu'est ce qu'une facture ?

La facture permet de matérialiser la transaction financière liée à ma vente ou ma prestation délivrée. Elle constitue une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité. Ce document doit faire apparaitre des mentions obligatoires.
Les modèles mis à disposition par Elycoop contiennent ces mentions obligatoires. Chaque facture doit avoir un numéro unique référencé dans un "chrono" officiel. La facture doit obligatoirement mentionnée la dénomination sociale pour le professionnel ou le nom pour un particulier

Deux options possibles à Elycoop pour facturer une prestation ou une vente

Option 1 : Je dois facturer une prestation de services, une vente avec TVA et / ou de la formation professionnelle exclusivement en sous-traitance (en faisant partie des membres de l'OF en sous-traitance exclusive)
Je dois créer la facture sur Louty.
Depuis le formulaire "Gestion com" - je sélectionne "Facture" ou si j'ai déjà saisi une ou plusieurs factures - "duplication". Cela signifie qu'une pièce identique à la précédente peut être créée et peut être entièrement modifiée.

L'image ci-dessous est téléchargeable au bas de la fiche.

L'image ci-dessous me présente les différents champs à renseigner et à compléter en créant maa facture sur Louty afin de sécuriser mon activité et la coopérative. Je peux alors vérifier les points suivants :

• mon client existe bien avec son n°SIRET (n°TVA intracom pour les prestations CEE)
• je respecte le régime TVA associé à l'article
• mon contrat est signé par Elycoop et mon client avant la prestation.
• j'ai bien rattaché et identifié au client facturé les sommes perçus
• j'ai bien renseigné le destinataire de la facture la personne physique ou morale qui m'a acheté la prestation.

L'image ci-dessous est téléchargeable au bas de la fiche.

L'équipe support valide tous les jours les factures sur Louty. Le changement de compteur factures est réalisé le 1er de chaque mois.

Je pense à bien personnaliser le libellé des articles (par exemple : enlever le 1. devant prestation de service et enlever avec TVA à la fin). Pour rappel, les factures doivent être validées avant le 10 de chaque mois.

Option 2 : Je dois facturer une prestation de formation professionnelle en direct et/ou en sous-traitance (pour les membres de l'OF référencés Qualiopi)
Mon action de formation ayant été crée sur DENDREO, je dois également éditer ma facture sur DENDREO. Cela permet également de générer automatiquement le bilan pédagogique et financier.

Pour les factures sur Dendreo, l'équipe support les valide quotidiennement.

Les cas particuliers

En général, sur le module de facturation Louty, la tva est paramétrée à 20 % pour les prestations de services, les ventes de marchandises…mais attention, si je facture un professionnel ou un particulier dans l'Union Européenne, hors Union Européenne ou dans les Dom-Tom.

Que se passe- t-il si ma facture comporte des erreurs ?

En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, je peux annuler ou rectifier ma facture en générant un avoir. La raison d'un avoir doit être justifié et indiquées dans le mémo car ce sont des transactions contrôlées par le commissaire aux comptes de la coopérative.