Sous certaines conditions Elycoop peut payer directement mon sous-traitant lorsque que cette prestation est liée à une mission.

Suis-je éligible ?

Je vais signer un contrat avec mon sous-traitant d’un montant supérieur à 1 500€ et/ou avoir des règlements réguliers avec lui.
Le règlement des sous-traitants se feront au 15 ou au 30 du mois.

J’ai suffisamment de trésorerie pour régler mon sous-traitant même en cas de retard de règlement de mon client final. Je vérifie avec mon(ma) chargé(e) d'accompagnement que ma trésorerie permet de couvrir ce type d’engagement. Si nécessaire, je dois être en mesure de couvrir les frais avec mon Compte Courant volontaire (montant supérieur au CC mini).

Mon(ma) chargé(e) d'accompagnement valide avec moi que je peux mettre en place le règlement en direct de mon sous-traitant.

Les facture d'investissement ne sont pas concernées par cette procédures, elles doivent être réglée par l'ES et passer par les notes de frais.

Comment procéder ?

1. J'informe mon(ma) chargé(e) d'accompagnement
Afin de pouvoir mettre en place un contrat avec un sous-traitant, j'informe mon(ma) chargé(e) d'accompagnement qui me donnera sur Louty l'accès au module "fournisseurs".

2. Je mets en place un contrat
Je rédige un contrat signé par Elycoop, mon sous-traitant et moi. Dans ce contrat, je précise bien les dates de règlement et la date d’envoi de sa facture qui permettent de respecter les délais de traitement.

Si le montant du contrat est supérieur à 5000€ HT, je dois demander plusieurs documents afin de m'assurer de la conformité, de la capacité à réaliser les prestations et de la fiabilité du sous-traitant :

1. Kbis : Pour confirmer l'inscription au registre du commerce et des sociétés et vérifier la situation légale de l'entreprise.
2. Assurances : Copies des polices d'assurance responsabilité civile professionnelle et, si nécessaire, des assurances spécifiques au projet.
3. Obligation fiscale et sociales : attestation de régularité fiscale et vigilance URSSAF
4. Banque : RIB

Je précise que les factures devront m'être envoyées, elles ne doivent pas être envoyées directement à Elycoop.

3. Je crée sur Louty une nouvelle commande

Quand je reçois la facture, je vérifie qu'elle correspond à la prestation réalisée et contient les informations suivantes :

• Mention Elycoop + nom activité
• Référence de mon sous-traitant : SIRET, statut, coordonnées bancaires (ou RIB à joindre)
• Prix HT, taux de TVA et TTC. Si mon sous-traitant n'est pas assujetti, mention Art. 293B du CGI.

S’il manque des mentions légales sur la facture, elle ne pourra pas être réglée par Elycoop tant que je n’ai pas fourni la nouvelle facture. Cela peut entrainer des délais dans le règlement de la facture auprès de votre sous-traitant.

En cas de désaccord, je demande les modifications à mon sous-traitant.

Si tout est ok, dans le module fournisseur de Louty, je crée une nouvelle commande

Je clique ensuite sur "enregistrer" puis "transmettre".
La commande passe de l'état "brouillon" à "valider"

Important, si je souhaite que la facture soit réglée au 15, je l’envoie au plus tard le 10. Pour un règlement au 30, je l’envoie au plus tard le 20.

J'informe alors mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.

4. Et ensuite ?

Mon(ma) chargé(e) d'accompagnement vérifie les éléments et la compatibilité avec ma trésorerie, et valide la commande.

Le pôle comptable transforme ensuite cette commande en facture et confirme la facture.

Je reçois une notification LOUTY quand le virement a été fait auprès de mon sous-traitant.

La facture apparaîtra dans mes comptes comme enregistrée et réglée.

Je ne dois pas mettre la facture dans mes notes de frais puisqu’elle a été réglée par Elycoop.
Elle sera bien enregistrée dans mes comptes en achat d’approvisionnement.