Comment répondre à un appel d'offre

Répondre à un appel d'offre, c'est facile ! mais cela nécessite tout de même un peu d'organisation et d'anticipation ! 😉

Un appel d’offre (AO) est une procédure par laquelle un client, souvent public (État, mairie, hôpital, collectivité…), publie un besoin pour acheter une prestation, un service ou des travaux.

Au lieu de choisir directement un prestataire, l’organisme met en concurrence plusieurs entreprises.
Chaque entreprise intéressée remet une proposition détaillée (technique et financière).

👉 L’acheteur analyse ensuite les candidatures selon des critères précis (prix, qualité, méthodologie, délais, références…) et choisit l’offre la plus adaptée.

En résumé :

1️⃣ Identifier où chercher

Selon votre secteur, vous pouvez consulter :

2️⃣ Créer des alertes

Pour gagner du temps :

👉 Cela vous permet de recevoir automatiquement les nouveaux appels d’offre correspondant à votre activité.

3️⃣ Définir ses critères de sélection

Tous les appels d’offre ne sont pas pertinents.

Avant de répondre, posez-vous ces questions :

4️⃣ Organiser sa veille

5️⃣ Être stratégique

Répondre à un appel d’offre demande du temps (pour vous et pour Elycoop).
Il vaut mieux répondre à moins d’appels d’offre, mais bien ciblés, que de candidater partout.

Elycoop peut répondre :

a. Candidat individuel
C'est Elycoop qui porte l'appel d'offre. La coopérative est identifiée auprès de l'acheteur en candidat individuel.
Je ne suis pas certain d'avoir toutes les compétences ? Pas de soucis, je peux trouver dans la coopérative de précieuses ressources. Je devrais donc établir une charte de fonctionnement de business collectif.

b. GME - Groupement momentané d'entreprises
Si je décide de répondre à un appel d’offre avec une ou plusieurs autres entreprises, on parle de groupement momentané d’entreprises (GME). Il s’agit d'une cotraitance.
Attention à ne pas confondre avec de la sous-traitance.

Dans un GME, un mandataire doit être désigné. Il va représenter le groupement auprès de l'acheteur. En fonction du groupement, ses responsabilités sont différentes.

Deux types de GME existe :

b.1 Le groupement solidaire
Chacun des opérateurs économiques membres du groupement est engagé pour la totalité du marché. Cela signifie qu'Elycoop est responsable d'une mission réalisée par une autre entreprise.
Le paiement est réalisé sur un compte géré par le mandataire.

Habilitation du mandataire dans un groupement solidaire : le mandataire signe l'offre et les modifications ultérieures éventuelles en leur nom et pour le compte de l'ensemble des membres.

Elycoop refuse les groupements solidaires car nous souhaitons nous engager dans un périmètre de responsabilité / risque propre à Elycoop.

b.2 Le groupement conjoint
Chacun des opérateurs économiques membre du groupement s’engage à exécuter la ou les prestations qui sont susceptibles de lui être attribuées dans le marché.
Le paiement est réalisé sur le compte de chaque opérateur précisé dans les documents administratifs (DC1, acte d'engagement…)

Habilitation du mandataire dans un groupement solidaire : chaque candidat signe l'offre et les modifications ultérieures éventuelles.
Le mandataire a alors simplement un rôle de lien entre le groupement et l'acheteur.

A retenir :
Il est tout à fait possible dans un groupement conjoint que l'acheteur souhaite un mandataire solidaire : il est alors responsable pour l’ensemble du marché et pour l’ensemble des co-traitants.
Elycoop refuse d’être désigné mandataire solidaire dans un groupement conjoint toujours dans un souci de de nous engager dans un périmètre de responsabilité / risque propre à Elycoop.

Dans les deux cas, il est impératif qu’une convention de groupement soit rédigée pour identifier : les responsabilités de chaque membre, les règles de fonctionnement du groupement et les missions détaillées du mandataire commun

c. La sous-traitance
Il est tout à fait possible de faire appel à de la sous-traitance ou être en sous-traitance dans le cadre d'un appel d'offre. Il est important de mettre en place un convention de sous-traitance ou "renforcer" le DC4

1️⃣ Je me prépare

Je participe obligatoirement à l’atelier "Business via dispositifs".

2️⃣ Je récupère les documents

Je télécharge le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) sur la plateforme.
Je renseigne toujours mon mail (pas en anonyme) pour recevoir les éventuelles modifications.

3️⃣ Je prends connaissance du dossier

Je lis attentivement tous les documents (administratifs et techniques).
Je vérifie que l’appel d’offre correspond bien à mon activité et à mes capacités.

4️⃣ Je transmets à la coopérative

J’envoie le DCE complet à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement + Laure en copie. Je vérifie qu’il reste au minimum 15 jours avant la date limite de dépôt. 👉 Ce délai est indispensable pour être accompagné correctement.
Je joins la lettre d’engagement.

Même en sous-traitance, je dois transmettre le dossier.

5️⃣ Préparation du dossier

Laure me contacte pour :

Si Elycoop est candidat individuel :

Je prépare :

Je transmets tout à Laure pour dépôt officiel sur la plateforme.

⚠️ Points essentiels à retenir :

Mon activité est juridiquement hébergée par Elycoop :
👉 La coopérative est responsable en cas de problème.
👉 Je dois parfaitement maîtriser le contenu de ma prestation et mes engagements.

Chaque réponse engage l’image et le professionnalisme d’Elycoop.

Répondre à un appel d’offre demande du temps :

👉 Je sélectionne donc soigneusement les AO auxquels je réponds.

5. Comment être accompagné sur un appel d'offre à fort enjeux sur mon activité ?

Elycoop te propose une collaboration avec le cabinet ODIALIS

Depuis 2010, Odialis est devenu la référence en matière de formations, de services et de conseils en marchés publics.

Leur objectif est de vous donner les moyens de réussir, quelle que soit votre activité, votre expérience en la matière. Grâce à leur approche globale autour de la formation, l’accompagnement, l’externalisation ou la digitalisation, ils vous accompagnent pour vous simplifier la commande publique et maximiser vos chances de succès.

Je retrouve ici l'offre d'ODIALIS.

Comment être référencé sur une plateforme commerciale

Dans certains secteurs d’activités les plateformes de mise en relation commerciale et/ou de paiements sont des outils de prospection importante.

Elycoop réfléchit à une solution qui permet à terme à chacun de pouvoir travailler avec ces plateformes. Mais ce n’est pas si simple quand on est une entreprise partagée.

Dans le cadre de mon activité, j'ai identifié une plateforme de mise en relation commerciale sur laquelle je souhaiterais pouvoir m’inscrire. Avant d’aller plus loin, je dois prendre contact avec mon IP afin de savoir si nous avons déjà des personnes inscrites sur cette plateforme et de bien comprendre les conditions à respecter.

En souhaitant m'inscrire sur une plateforme de mise en relation commerciale, je vais devoir signer des CGV qui définissent mes engagements. Ils doivent donc être compatibles avec le fonctionnement d’Elycoop.

Pour Elycoop, ces CGV doivent :

Bien souvent les plateformes imposent le mandat de facturation, c’est-à-dire qu’elles vont éditer les factures pour le compte d’Elycoop. Le pôle comptable doit alors les réintégrer dans la comptabilité de la structure.

Enfin, ces plateformes vont collecter les règlements des clients avant de les reverser à l’entreprise qui a réalisé la prestation. Et pour Elycoop, cela peut devenir un véritable casse-tête pour réaffecter les virements à la bonne personne ! C'est pour cette raison que l'équipe support a mis en place le canal mattermost : à qui appartient ce virement ? 🙂

Suite à des échanges avec certaines plateformes, une vérification auprès du pôle comptable et de notre expert comptable, nous mettons en place au fur et à mesure les process.
Ces process sont mis en place en réalisant des expérimentations avec des entrepreneurs beta-testeurs afin de vérifier notre capacité à étendre cette possibilité.

Deux cas de figure peuvent se présenter :

1. Elycoop n'est pas référencée sur la plateforme : Après avoir lu les CGV, je dois informer de mes besoins à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.
L'équipe support prend également connaissance des CGV, crée éventuellement un compte Elycoop et si les premières vérifications sont positives nous rentrons dans une phase de test. Je dois être un peu patient car la phase d'expérimentation peut prendre quelques jours/ semaines.
Je dois également transmettre les CGV signées à Elycoop.

2. Elycoop est référencée sur la plateforme : je dois informer de mes besoins à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement qui me dirigera vers la bonne interlocutrice pour la création de mon compte. A retenir, certaines plateformes nécessitent des critères d'entrée.

Selon les plateformes, il est possible pour Elycoop de créer un compte "structure" et de créer des sous-comptes pour chaque entrepreneur tout en préservant la confidentialité des activités.

L’ensemble des frais liés à la plateforme sont à la charge de ton activité. Dans le cas où le nombre d’utilisateurs a un impact sur les frais, Elycoop déterminera la répartition de ces coûts selon des critères d’équité.

Comment éviter un litige client

Je peux être confronté(e) à une situation de tension avec un de mes clients, qu’il s’agisse d’un problème sur les missions réalisées ou d’une défaillance de paiement.

Afin d’éviter que ces tensions ne se transforment en litiges : issue coûteuse, énergivore et éventuellement préjudiciable en termes d’image pour mon activité, il existe des solutions préventives.

Bien souvent, la majorité des conflits avec un client peut se résoudre par l’écoute et le dialogue et il est important de déterminer avec lui les raisons du litige.

On distingue généralement 2 types de désaccord :

Les réclamations clients peuvent être liées à un problème de qualité ressenti ou réel, qu’elles soient liées au produit ou au service fourni, ou à la relation commerciale en elle-même.

Pour mesurer la réalité ou l’écart entre l'insatisfaction client et la prestation réalisée, dans la plupart des cas, je peux me baser sur le contrat commercial signé par l’ensemble des parties : devis avec CGV et/ou contrats.

Ce dernier doit suffisamment être détaillé pour définir les missions achetées ainsi que les obligations et engagements de chacune des parties.

Pour mesurer l’importance des contrats, je peux suivre la formation Sécuriser mes contrats. Mon(ma) chargé(e) d'accompagnement peut également m’accompagner dans la rédaction de mes contrats commerciaux.

Pour éviter l’insatisfaction du client : chaque modification doit être notée par écrit (devis / contrat) et signée par l’ensemble des parties.

En cas de spécificité dans l’activité, il ne faut pas hésiter à faire appel à un avocat pour la rédaction du contrat.

Le client peut ne pas payer : facture non honorée à sa date d’échéance.

Pour éviter le défaut ou retard de paiement, voici quelques petites astuces :

Comment effectuer un déplacement professionnel à l'étranger

Si dans le cadre de mon activité professionnelle, je dois me déplacer à l’étranger, je dois obligatoirement informer la coopérative, 15 jours avant mon départ, afin qu’Elycoop effectue les formalités administratives liées à la protection sociale dans le pays de détachement.

Je dois dans un premier temps m'assurer que le pays où je dois aller ne présente pas de risque pour ma santé et/ou ma sécurité.
Pour cela, je sélectionne le pays sur le site : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/

En fonction de la situation dans le pays, Elycoop peut me déconseiller de m'y rendre.

Quelques jours avant mon départ, je dois également vérifier sur le site la situation du pays.

Pour cela, je dois transmettre à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement les informations suivantes :
adresse du pays de détachement,
la durée du séjour,
la nature précise de la mission,
les coordonnées de l’entreprise d’accueil
et le prix total du voyage correspondant au montant des prestations réservées (transport, hébergement, location de véhicule, frais de dossiers, taxes d’aéroports..).

Elycoop complète alors un avis de mission professionnelle à l'étranger et le transmet à la CPAM : https://www.ameli.fr/fileadmin/user_upload/formulaires/S9203.pdf

Une assurance rapatriement - déplacement professionnel à l’étranger - est également souscrite par la coopérative en mon nom. Les frais seront pris en charge sur mon activité. Je peux également vérifier auprès de ma banque si je ne bénéficie pas déjà d'une assurance rapatriement. Si c'est le cas, je dois transmettre à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement un justificatif.

Comment créer un compte chorus et déposer sa facture

Le portail Chorus Pro, créé par l'Agence pour l'Informatique financière de l’État (AIFE), est mis à disposition gratuitement des entreprises et doit être utilisé pour la transmission des factures électroniques aux entités publiques.

    Si mon client est une entité publique française, on peut me demander de déposer ma facture sur cette plateforme.

    a. Je crée un compte Chorus pro sur le portail
    Pour créer mon compte, je suis le tuto créer un compte en quelques clics.

    ATTENTION ! vous devez ensuite pour accéder aux fonctionnalités du portail de services Chorus Pro, rattacher votre compte utilisateur à une structure déjà enregistrée sur Chorus Pro, c'est à dire ELYCOOP

    Vous ne devez jamais rattacher votre compte utilisateur à la structure d’un de vos clients ou d’un de vos fournisseurs.

    b. Elycoop reçoit une demande rattachement

    Je dois donc demander le rattachement à Elycoop en saisissant le numéro SIRET
    Elycoop reçoit un mail et nous validons sur notre espace entreprise ton rattachement. Il faut compter environ 24h à 48h en fonction du jour de la demande.

    c. Je dépose mes factures
    Dès que l'équipe support a traité ma demande de rattachement, je peux alors déposer les factures.
    Je consulte le tuto "comment déposer une facture sur chorus pro".

    Comment bénéficier d'une assurance responsabilité professionnelle

    Dans le cadre d’une prestation, une faute, une erreur, une négligence de ma part peuvent causer des dommages à mes clients, mes fournisseurs ou à des tiers.
    Je peux être amené à verser des indemnités élevées. C'est ici qu'intervient l'assurance responsabilité civile professionnelle (RCP).

    A savoir ! Les assurances fonctionnent pas périmètre ! par exemple, l'assurance voiture couvre tous les dommages causés en cas d'accident, de panne. L'assurance habitation couvre tous les dommages causés dans son domicile : vols, incendie…

    La responsabilité civile répond à l’obligation de réparer tous les préjudices susceptibles d’être causés à un tiers, tels qu’un client, un fournisseur dans le cadre d’une activité professionnelle de vente, de prestations de services ou de fabrication. Il peut s’agir de dommages :

    Par exemple :

    Elycoop a souscrit un contrat groupe auprès de GENERALI. Ce contrat garantit tant l'activité de la CAE en tant qu'entité administrative, mais également les activités des entrepreneurs dans les domaines suivants :

    Lors de mon entrée dans la coopérative, j'ai travaillé avec mon(ma) chargé(e) d'accompagnement une fiche navette. Cette fiche navette doit correspondre à la réalité de mes missions.

    Pour certaines activités, il m'est demandé en fonction de la réglementation en vigueur, de fournir un diplôme et une attestation de formation. Par exemple : activité en lien avec le bien être ou médecine douce (diplôme d’état), coaching…

    L'équipe support transmet ensuite ma fiche navette à GENERALI et une attestation nominative m'est envoyée. Si je ne l'ai pas reçue, je peux la demander en créant un ticket sur mon intranet.

    Si j'ai prévu des changements dans mon activité en cours d'année, je dois obligatoirement en informer mon(ma) chargé(e) d'accompagnement . Une nouvelle fiche navette sera rédigée et retournée à GENERALIi.

    Si je suis en contrat CESA, je peux modifier également ma fiche navette lors de mon EIF.

    En plus des possibles exclusions liées à mon activité, je dois avoir connaissance d'autres exclusions :

    5.1 Les missions à l'international
    Les déplacements à l'étranger doivent être d'une durée inférieure à 6 mois consécutifs.
    La contractualisation (en dehors de la France Métropolitaine, des Départements et Collectivités d'Outre-mer, des Principautés d'Andorre et de Monaco) est interdite aux USA et du Canada.

    5.2 Les autres exclusions
    Je télécharge la liste des activités garanties. Toutes les autres activités ne sont donc pas garanties par notre contrat.

    Chaque activité contribue automatiquement à hauteur de 10€ / mois soit 120€ / an.

    Je dois m'adresser à mon assurance habitation et me faire délivrer une attestation par mon assureur.
    Les dommages causés au tiers du fait de mon activité sont bien couvertes par la responsabilité civile professionnelle (contrat Elycoop)
    Les dommages causés à mon matériel, marchandises ou eux-mêmes ne sont pas couverts par la RCP (Responsabilité Civile Professionnelle)

    Pas de panique, nous avons pensé à tout ! Nous sommes en contact avec un courtier en assurance ADD VALUE qui permet d'élargir les recherches d'assurance pour des activités très spécifiques (par exemple : conseil financier,…. )

    Pour les assurances spécifiques (hors contrat global et mutualisé GENERALI), Elycoop prend en charge 380€ par an maximum. Au delà, je règle la différence par mon activité

    Cela permet d'appliquer un principe de mutualisation et de solidarité économique avec des activités qui ne peuvent pas bénéficier du contrat commun.

    Pour cela, je transmets la fiche navette à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement et l'équipe support s'occupe du reste. Je reçois ensuite un devis à signer.

    Peu importe si je bénéficie d'une attestation RCP auprès de GENERALI ou d'une assurance spécifique auprès d'ADD VALUE, je transmets un mail à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement dans un délai de 48 heures en décrivant un maximum le sinistre (date, lieu, faits, dommages) + joindre les preuves. L'équipe support transmet alors l'ensemble des éléments à l'assureur et me tient informé.

    Je peux m'aider du modèle de déclaration de sinistre.

    En fonction de l'origine du sinistre et des dommages causés, la franchise sera assumée par mon activité ou moi-même.

    Comment créer ou rejoindre un référencement

    Il existe plusieurs formes de business possibles recouvrant des appellations différentes. Elycoop a mis en place un atelier "Business collectif, appels d'offre, référencements… les clés d'une collaboration sécurisée" auquel je dois participer pour décrypter les différentes possibilités et les cadres particuliers d'Elycoop.

    Je découvre dans cette fiche l'une d'entre elles : le référencement.

    Certains organismes (prescripteurs, financeurs, plateformes publiques ou privées…) offrent la possibilité aux prestataires de figurer sur une liste de structures / experts pouvant intervenir auprès de leurs adhérents ou clients.

    Deux types de référencements se distinguent :

    c’est l’entrepreneur en tant que personne expert du domaine qui est référencé en fonction des critères établis par le référenceur. Il s’agit d’une démarche personnelle engageant uniquement les entrepreneurs à titre individuel.

    c’est le numéro SIRET qui permet le référencement. Elycoop en tant que structure prestataire est donc engagée via le bien commun mutualisé : le SIRET.
    Dès qu’un référencement m’intéresse, je me rapproche de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement qui pourra me renseigner et m’accompagner dans l’élaboration de ma réponse à l’appel à référencement.

    Peu importe le type de référencement (individuel ou structure) et à chaque référencement, je dois lire et signer la lettre d'engagement.

    Mon(ma) chargé(e) d'accompagnement est mon principal interlocuteur et en fonction des critères de l’organisme référenceur, il peut m’accompagner dans ma démarche. Je peux aussi solliciter l’expérience d’autres entrepreneurs via Mattermost.
    Une fois référencé, je conserve l’autonomie de ma relation commerciale et je suis identifié en interne pour qu’Elycoop me relaie d’éventuelles informations en lien avec ce référencement.

    Quelques référencements individuels :

    - DLA / Compte Rendu 07/042022
    - INTEFP
    - ALTER’INCUB

    J’échange avec mon(ma) chargé(e) d'accompagnement au plus tôt qui m’informera sur les deux cas possibles :

    Je consulte le document process traitement des formes de business.

    J’élabore ma réponse en lien avec le cahier des charges de l’organisme référenceur.

    Je complète la Charte de fonctionnement de business collectif interne à Elycoop, qui reprend les critères de l’organisme référenceur et qui fixe les conditions de fonctionnement du dispositif et de futures adhésions d’entrepreneurs membres d’Elycoop.

    Un pilote du référencement est désigné parmi les entrepreneurs référencés, qui sera l’interlocuteur interne et externe de ce référencement.

    Les modalités pour rejoindre un référencement existant ont été fixées lors de sa création. Elles sont spécifiques à chaque référencement et sont pensées en fonction du travail engagé, des temps nécessaires pour son maintien, du volume d’activité envisageable…

    Bénéficier d’un référencement existant peut nécessiter par exemple d’avoir un client pouvant prétendre à un financement et/ou de s’acquitter d’une commission financière pour les nouveaux bénéficiaires. Mon(ma) chargé(e) d'accompagnement m’informera sur ces modalités au cas par cas.

    Quelques référencements structures existants qui ont fait le choix de communiquer en interne. Il en existe d'autres, je me rapproche de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement pour en discuter.

    - Uniformation - Appui conseil en RH auprès des adhérents de Uniformation AuRA
    - OCAPIAT - Appui conseil en RH auprès des adhérents de Ocapiat AuRA 
    - DREETS
    - Organisme de formation
    - Qualiopi
    - ANESM
    - AKTO - PCRH 
    - AFDAS : Prestation d'appui conseil en RH (composé de Fanny Leguen (pilote) - Damien Debard - Anne-Laure Grivaud - Anne-Cécile Besson - Marie-Pierre Barot) : je télécharge la charte de fonctionnement AFDAS

    Procédure de référencement.

    Comment contractualiser avec des clients

    Le contrat commercial est la dernière étape du processus commercial. Tous les éléments vus avec le client doivent être reformulés par écrit.

    Je développe mon activité et mes démarches commerciales en toute autonomie : recherche de mes clients, prospection, négociation, rédaction du contrat, réalisation et facturation.

    Pour cela et c'est une des particularités d'une CAE, je mutualise le numéro SIRET avec tous les entrepreneurs d'Elycoop.

    Ainsi, je dois veiller à la sécurité de l'outil de travail commun.

    Afin de bien comprendre les enjeux, partager la particularité d'une CAE avec mes clients, avoir quelques conseils pour rédiger mes contrats, je consulte le document j'échange en amont avec mon(a) chargé(e) d'accompagnement et je participe aux ateliers du parcours d'entrepreneur.

    Pour bien utiliser les modèles d'Elycoop, je participe à l'atelier ''sécuriser mes relations commerciales'' en choisissant la date sur le catalogue des ateliers Ely'CoopLab que je télécharge sur la fiche FAQ: ''Comment Apprendre, Expérimenter, Se rencontrer avec Ely’CoopLab, notre open Lab coopératif (catalogue)''.

    Les objectifs de cet atelier sont de mesurer l’importance des contrats Elycoop dans mes relations commerciales et d'acquérir les bonnes pratiques pour rédiger un contrat et le proposer à mes clients.

    Mon(a) chargé(e) d'accompagnement m'aidera ensuite à les personnaliser en fonction de mon activité et de mes clients.

    Tous les contrats sont signé par Elycoop, moi et mon client.

    Je transmets à mon(a) chargé(e) d'accompagnement dès que possible mes contrats en cours pour relecture, validation et signature par mon(a) chargé(e) d'accompagnement avant envoi à mon client.

    Plus j'informe mon mon(a) chargé(e) d'accompagnement en amont de la contractualisation, plus il pourra m'aider dans la négociation. Il est important de partager les points qui me questionnent.

    Je retrouve ci-dessous les modèles de CGV, conventions…
    Pour utiliser le bon modèle, il est important d'observer les pratiques dans ton secteur d'activité et veiller à utiliser les mêmes types de supports que tes consœurs !

    A retenir : en général, pour la vente de biens, il faut compléter les CGV par un devis. Pour la vente de services, il faut compléter les CGV par un devis et/ou la convention en fonction de la complexité de ta mission.

    Modèle Contrat de Prestation de Services

    Modèle de contrat de prestation de coaching

    Convention_FP_je_suis_sous-traitant_certifieQualiopi

    Convention_FP_je_suis_sous-traitant_noncertifieQualiopi