Introduction sur la clôture comptable annuelle de mon activité

La fin d'année approche et comme chaque année, il est temps de réaliser la clôture comptable N de ton activité ! 🙂

En effet, la structure juridique Elycoop est mutualisée entre vos 150 activités. Nous partageons un seul numéro SIRET et une seule comptabilité générale. Elle référence toutes les ventes et les achats de l'ensemble des activités de manière anonyme. Ces comptes sont déposés obligatoirement chaque année auprès des administrations publiques.
…Et pour réaliser cela, nous avons besoin de toi pour que chaque activité soit comptablement clôturée💪💪.

Le tableau clôture comptable annuel à remplir t'a été transmis par mail début décembre de l'année N.

En cette période d'activités soutenues pour l'équipe support et les entrepreneurs, nous comptons vraiment sur toi pour nous transmettre des documents de qualité dans les délais impartis.

L'accompagnement comptable, c'est aussi une coopération entre toi et nous ! 🙂

Les étapes et le calendrier

AVANT LE 17 décembre de l'année N : INFO POUR LE SALAIRE DE DÉCEMBRE de l'année N

Afin d'établir ton bulletin de paie du mois de décembre de l'année N et afin d'anticiper le traitement des paies par notre prestataire pendant les fêtes, tu dois informer ton(ta) chargé(e) d'accompagnement si ton salaire est différent du mois précédent avant le 17 décembre de l'année N (dernier délai).

10 JANVIER de l'année N+1 : ÉCHÉANCE POUR LES NOTES DE FRAIS ET FACTURES de l'année N

Tu dois transmettre tes dernières notes de frais de décembre de l'année N mais également d'émettre tes dernières factures de l'année N.

Après cette date, nous ne pourrons prendre aucune pièce comptable de factures ou de notes de frais réalisées pendant l'année N.

De plus, nous effectuons en janvier la déclaration TVA et taxe sur les salaires et pour cela nous avons besoin de toutes les informations comptables de l'année N.

🟠 Attention ! passé cette date, les frais et les factures datés de l'année N ne seront plus pris en compte.

­Du 1er au 10 janvier de l'année N+1 : TRAITEMENT DES NOTES DE FRAIS ET FACTURES de l'année N

Il ne sera pas possible d'éditer et de demander de valider vos factures et notes de frais de l'année N+1 du 1er au 10 janvier de l'année N+1. Tu ne pourras que commencer à créer sur N2F ta NdF de janvier N+1 sans pouvoir la valider.
Dans notre logiciel, nous ne pouvons pas cumuler deux périodes comptables concernant les chronos factures et frais. Il nous faut clôturer définitivement le chrono de l'année N pour ouvrir le chrono de l'année N+1. Cette étape sera réalisée à partir du 11 janvier de l'année N+1.

AVANT LE 10 janvier de l'année N+1
­

Tu dois nous envoyer le tableau clôture comptable annuel" complété que tu recevras par courriel avant le 10 janvier N+1 par mail à ton(ta) chargé(e) d'accompagnement.

Comment m'aider à compléter le tableau ?

Tu peux également contacter les mercredis et les vendredis de 14h à 15h (permanence comptable) Grégory par téléphone au 06 68 80 98 34 .

Ce temps d'échange te permettra de répondre à toutes tes questions comptables et fiscales et cela sera l'occasion de compléter le tableau excel joint à ce mail, d'éditer tes notes de frais avec les conseils du pôle comptable !

Les grandes étapes pour décider de la répartition de mon résultat

Chaque année, Elycoop m'invite à procéder au solde comptable annuel de mon activité. Il s'agit d'obtenir un résultat d'activité à 0 en ayant au 31 décembre autant de dépenses que de ventes. Cette opération est nécessaire pour que mon activité ne soit pas soumise à l'impôt sur les bénéfices (entre 15% et 25% du résultat).

Étape 1 : me coordonner avec mon(maa) chargé(e) d'accompagnement et participer à l'atelier
La répartition de mon résultat sera définie lors d’au moins un entretien d’accompagnement formalisé par écrit. En effet, la loi encadrant les CAE prévoient 2 entretiens d’accompagnement formels et la répartition de mon résultat d'activité est comprise dans l’un d’eux !

Étape 2 : établir mon prévisionnel
J'utilise la méthode fournie par Elycoop (à voir avec mon(ma) chargé d'accompagnement).

Étape 3 : identifier mes besoins
En fonction de mon résultat d'activité de l'année en cours et du prévisionnel du 1er semestre de l'année suivante, je dois identifier quels sont mes besoins :

• Transformer à très court terme mon chiffre d'affaires en revenus
• Sécuriser ma trésorerie sur l'année en cours et sur le 1er semestre de l'année suivante.
• Optimiser mon Impôt sur le revenu de l’année en cours
• Optimiser les coûts de mon activité
• Jouer coopératif et favoriser la sécurisation de ma coopérative
• Sécuriser mes revenus du 1er semestre de l'année à venir
• Sécuriser mon activité économique de l'année à venir
• Réaliser des investissements

Étape 4 : transformer mon résultat en revenus

J'ai 3 options possibles :

A. Je mets en place une rémunération avec ma part variable de l'année en cours que je me verserai l'année prochaine

Il s'agit d'un système avantageux car non soumis à l’impôt sur les bénéfices et n’existe que pour les CAE (cool !).
L'objectif est « de mettre de côté » la part variable de la rémunération de l'année en cours pour en différer le versement dans les 6 premiers mois de l'année suivante.

Cette option est intéressante dans 2 cas de figure :

1/ je dispose d'un résultat comptable sur l'année en cours mais je n’ai pas encore la trésorerie pour l’encaisser (le chiffre d'affaires de l’exercice n’est pas intégralement encaissé)

2/ je souhaite sécuriser mes revenus et mon activité pour l'année prochaine. En effet, je peux me verser des salaires l'année prochaine grâce à de la rémunération variable créée cette année.

Attention, l'année prochaine, la part fixe des 6 premiers mois doit être couverte par du chiffre d'affaires de l'année prochaine.

B. Je mets en place une rémunération que je me verse immédiatement cette année en décembre

Il s’agit ici d’augmenter la part variable de mes revenus de novembre et décembre de l'année en cours.

En fonction du montant de mes revenus annuels, ce mécanisme peut avoir un impact sur les réductions de cotisations patronales appliquées sur mes salaires bruts.

C. L'intéressement

Une prime d'intéressement peut m'être versée si mon activité fait apparaitre un résultat comptable (après mise en place de rémunérations et dépenses de fonctionnement). L'intéressement est avantageux pour moi et pour la structure Elycoop.

Nous te rappelons le fonctionnement de notre accord intéressement. Si ton résultat d'activité est bénéficiaire, tu bénéficies de notre accord d'intéressement.

Pour rappel, dans le cadre de cet accord, une partie de ton résultat est reversée en intéressement et une autre partie est mutualisée (30%) dans la coopérative.

Cette mutualisation joue un rôle clé dans le bon fonctionnement et la pérennité de notre coopérative d'activités et d'entrepreneurs.

La part mutualisée alimente le résultat de la coopérative et permet de financer des aléas, des projets de développement, d'améliorer nos services mutualisés et de renforcer notre autonomie comme expliqué lors de nos assemblées générales de juin et de fin d'année.

Modalité d'attribution : Limité à 20% du salaire brut annuel

Fiscalité - charges sociales :

• Impôt sur le revenu sauf si placement sur le PEE (bloqué 5 ans) ou PERECOL (jusqu'au départ à la retraite)
• Prélèvements sociaux (CSG, CRDS) 9.70 %

Mécanisme :
L'accord d'intéressement d'Elycoop prévoit que je perçois 70% du résultat de mon activité (en montant brut) et les 30% restant contribuent au résultat commun de la coopérative.

Exemple : Jeanne a réalisé un résultat d'activité de 5000 euros. Elle s'est versée, durant l'année, 17 500 euros brut de salaire. L'intéressement brut maximum possible est de 17 500 * 20 / 100 = 3 500 euros soit 3 160.50 euros net (9.70% CSG - CRDS)
La somme de 5000 euros de résultat est répartie pour:
70% sous forme de prime d'intéressement à Jeanne dans la limite de l'intéressement max identifié ci-dessus soit 5000 x 70% = 3 500.00 euros
30% sous forme de contribution au résultat commun de la coopérative soit 5 000 euros de résultat * 30 / 100 = 1 500 euros.

Étape 5 : Quel est le dispositif le plus adapté à mon besoin

Introduction sur la clôture comptable annuelle de mon activité

La fin d'année approche et comme chaque année, il est temps de réaliser la clôture comptable de ton activité ! 🙂

En effet, la structure juridique Elycoop est mutualisée entre vos 150 activités. Nous partageons un seul numéro SIRET et une seule comptabilité générale. Elle référence toutes les ventes et les achats de l'ensemble des activités de manière anonyme. Ces comptes sont déposés obligatoirement chaque année auprès des administrations publiques.
…Et pour réaliser cela, nous avons besoin de toi pour que chaque activité soit comptablement clôturée💪💪.

✅ Dans un souci de sécuriser la remontée des informations, tu dois remplir un tableau clôture comptable annuel, facile à compléter et que tu reçois par courriel. Tu trouveras ci-dessous les informations si tu es en contrat CAPE.

En cette période d'activités soutenues pour l'équipe support et les entrepreneurs, nous comptons vraiment sur toi pour nous transmettre des documents de qualité dans les délais impartis.

L'accompagnement comptable, c'est aussi une coopération entre toi et nous ! 🙂

En CAPE mon résultat peut être reporté sur l’année suivante s’il ne me permet pas d’envisager un passage en CESA.

Les étapes et le calendrier

Le 10 janvier de l'année N+1 : ÉCHÉANCE POUR LES NOTES DE FRAIS ET FACTURES de l'année N
Tu dois transmettre tes dernières notes de frais de décembre de l'année N mais également d'émettre tes dernières factures de l'année N.
Après cette date du 10 janvier de l'année N+1, nous ne pourrons prendre aucune pièce comptable de factures ou de notes de frais réalisées pendant l'année N.
De plus, nous effectuons en janvier la déclaration TVA et taxe sur les salaires et pour cela nous avons besoin de toutes les informations comptables de l'année N.
🟠 Attention ! passé cette date du 10 janvier N+1, les frais et les factures datés de l'année N ne seront plus pris en compte.

Du 1er au 10 janvier de l'année N+1 :TRAITEMENT DES NOTES DE FRAIS ET FACTURES de l'année N
Il ne sera pas possible d'éditer et de demander de valider vos factures et notes de frais de l'année N+1 du 1er au 10 janvier de l'année N+1. Tu ne pourras que commencer à créer sur N2F ta NdF de janvier N+1 sans pouvoir la valider.
Dans notre logiciel, nous ne pouvons pas cumuler deux périodes comptables concernant les chronos factures et frais. Il nous faut clôturer définitivement le chrono de l'année N pour ouvrir le chrono de l'année N+1. Cette étape sera réalisée à partir du 11 janvier de l'année N+1.

AVANT LE 20 janvier N+1 :
Tu dois nous envoyer le tableau tableau clôture comptable annuel complété avant le 20 janvier N+1 par mail à ton(ta) chargé(e) d'accompagnement. Si tu as questions, tu peux contacter ton(ta) chargé(e) d'accompagnement, générer un ticket sur ton intranet du site d’Elycoop ou participer à la permanence comptable et fiscale.
Concernant les décisions à prendre sur mon résultat annuel, je peux suivre les étapes ci-dessous.

Le cadre de référence

Notre mission est de sécuriser les projets entrepreneuriaux et de pérenniser des emplois. Pour cela nous devons nous fixer des critères de visibilité tout en restant dans le cadre de la loi. Le CAPE est un outil permettant le test de l'activité, il impose de proposer une solution de transformation dès que l'activité se développe. La personne en CAPE doit opter pour un nouveau statut (CESA ou création ex nihilo) une fois les critères de visibilité atteint.

Des indicateurs communs ont été fixés. La CAE propose alors le changement de statut. Cela évite des provisions importantes, contraires à nos valeurs et pouvant remettre en question nos pratiques. Les CAPE bénéficient du maintien de leur droit France Travail si cette sécurité est indispensable, elle ne doit pas être un outil d'optimisation. La préservation de notre statut en dépend.

Les conditions de report à Elycoop

Mon résultat est inférieur à 6 000€, il est automatiquement reporté sur l’année suivante car mon activité est en phase de test et ne me permet pas de pérenniser mon emploi.

J’ai dépassé le seuil des 6 000€ de résultat au cours du dernier trimestre de l’année, mais les critères de passage en CESA ne sont pas tout à fait réunis car la viabilité de mon activité n'est pas encore dans les critères communs définis par Elycoop.

Dans ce cas, je dois choisir de :
• M’engager par écrit à passer en CESA au cours du 1er semestre de l’année suivante dès que les critères seront réunis. Je fais la demande à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement qui me transmettra le courrier à signer.
• Baisser mon résultat de l’année en dessous de 6 000€ par le biais d’une rémunération CAPE. Cela me permet de me laisser plus de temps pour tester la viabilité de mon activité. Je fais la demande à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement de me verser une rémunération CAPE avant le 15 décembre.

Des temps d'échange avec le pôle comptable pour répondre à toutes tes questions comptables, fiscales ❓
Plusieurs possibilités s'offrent à toi :

☕ Soit en discutant autour d'un café dans les locaux d'Elycoop :

Les mercredis de 14h à 15h
Les vendredis de 14h à 15h.

☎️ Soit en téléphonant à Gregory 07 57 18 27 15 :

Les mercredis de 14h à 15h
Les vendredis de 14h à 15h

💻 Soit en générant un ticket sur ton intranet du site d’Elycoop

Le délai de règlement des factures est convenu lors de la négociation avec mon client. Tous les règlements (virements, chèques….) sont réceptionnés sur le compte bancaire Elycoop.

Pour chaque prestation de services, une vente de biens ou de la formation professionnelle (facturé sur Louty ou sur Dendreo), je dois m'assurer sur mes comptes Louty que la facture a bien été réglée dans les délais prévus.

Les virements

Afin de gagner du temps et simplifier le traitement par l'équipe support, je privilégie le virement en communiquant le RIB d'Elycoop à mon client. Je n'oublie pas de demander à mon client de mentionner le n° de la facture sur les virements ou les chèques

Les remises de chèque

Les remises de chèque à l'ordre d'Elycoop se font tous les 15 jours. La coche jaune sur Louty signifie que mon client a réglé la facture par chèque, que la remise a été effectuée par Elycoop mais est en attente de visualisation sur le compte bancaire d'Elycoop.
Si je dépose les chèques dans la boite aux lettres extérieure d'Elycoop, je pense à informer l'équipe en générant un ticket sur mon intranet du site d’Elycoop.

Canal mattermost : à qui appartient ce virement ?

Parfois, il est difficile pour le pôle comptable d'identifier les virements. Je dois regarder sur Mattermost dans le canal "à qui appartient ce virement ?" si un avis de recherche a été lancé.

Je n'oublie pas de paramétrer les notifications pour mettre une alerte sur ce canal :

Les règlements sur les plateformes OPCO

Dans le cas d'une prestation en formation professionnelle, avant le démarrage de mon action, je dois m'assurer auprès de mon client si une prise en charge OPCO est réalisée. Si c'est le cas, je devrais peut être lors de la facturation, déposer des éléments tels que la facture, les feuilles d'émargement et les attestations de fin de formation sur une plateforme. Je transmets l'ensemble des pièces à contact_adm@elycoop.fr.

Quelques exemples de délais de règlements sur des plateformes :

CPF - mon compte formation : https://www.moncompteformation.gouv.fr/espace-prive/html/#/
30 jours calendaires + délai interbancaire hors cas de contrôle selon les conditions générales d'utilisation. Ce délai court à compter de la date d'émission de la facture

ATLAS :
Délais moyens de paiement d’une facture sous réserve de la conformité des pièces
10 jours : Action collective
11 jours : Contrat d'apprentissage (Génération 2)
12 jours : Plan de développement des compétences
13 jours : Contrat de professionnalisation

Le mécanisme de la TVA

Un petit film ludique pour comprendre le mécanisme de la TVA : https://www.youtube.com/watch?v=fh2Uy5M1NS4

La TVA à Elycoop

Lorsque je facture, ma prestation ou ma vente est soumise à la TVA.
Le taux est de 20% sauf cas particuliers.

Le terme Entreprise désigne toute personne Morale portant un numéro SIRET (ex : Association, Collectivité territoriale, Université, Société etc…)

Cas particuliers

Les professionnels : entreprises, associations, collectivités locales…

1. Je facture à un professionnel de l’Union Européenne
Les entreprises résidant dans les pays membre de l’UE peuvent bénéficier de l’exonération de TVA si et seulement si l’entreprise cliente dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire (à demander auprès de l’entreprise cliente) et qu’il faut faire figurer sur la facture.
Ce numéro de TVA intracommunautaire est à enregistrer sur Louty dans la fiche client dans la partie "Informations administratives : Numéro TVA…"
Dans le cas contraire, si l’entreprise cliente n’a pas de numéro de TVA intracommunautaire, ou s'il s'agit d'un particulier la prestation ou la vente est bien assujettie à la TVA en vigueur en France, soit 20%.

2. Je facture à un professionnel hors union européenne
Les entreprises clientes qui ne résident pas dans l’UE sont, en règle générale, exonérés du régime du TVA que ce soit de la prestation de service ou de la vente de marchandise ou de la formation professionnelle.

Pour bénéficier de cette exonération, les entreprises clientes doivent fournir le numéro DUNS (équivalent n°SIRET international). En l'absence de ces coordonnées, la TVA est appliquée.

J'adresse un mail à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement pour vérifier que selon la résidence et le statut de mon client je peux facturer sans TVA.

3. Je facture à un professionnel dans les Dom Tom
Les entreprises clientes résidentes dans les Dom Tom auront un taux spécial de 8.5 % sur les prestations de services et les ventes de marchandises. J'adresse un mail à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement pour que je puisse accéder à l'article approprié.

4. Je facture à un particulier
Si c'est un particulier et quelque que soit sa nationalité, il doit payer la TVA et il peut la récupérer par ses propres moyens.

5. Je facture une formation professionnelle
Les prestations pour les formations professionnelles en direct ou en sous traitance sont également exonérées de TVA.

Pourquoi déclarer mes frais de domicile ?

La déclaration des frais de domicile n'est possible que pour les entrepreneurs ESA (et pas les CAPE).

Si j'ai déclaré à Elycoop mon domicile comme lieu de travail je peux valoriser une quote-part des frais de mon domicile (loyer, assurances etc …) dans une note de frais dédiée. Le calcul de cette quote-part dépend de la surface du bureau de travail ramenée sur la surface totale du lieu d'habitation.

Pour cela je dois demander l’ouverture des droits aux articles correspondants à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement (frais de type 4 dans N2F).

Cette possibilité est conditionnée par le fait d’avoir une pièce du domicile exclusivement dédiée à mon activité.

Attention : La déclaration de frais de travail à domicile peut générer des revenus locatifs à déclarer sur mon impôt sur le revenu. Elycoop n’intervient pas en conseil concernant cette fiscalité personnelle.

Procédure

Conformément à la loi, je dois fournir à Elycoop :

• une attestation sur l’honneur d’utilisation exclusive de la pièce et de mise en conformité électrique de la pièce
• une attestation d’assurance multirisque habitation
• une photographie de l'espace dédié à titre de bureau

(les frais afférents à la mise en conformité de la pièce peuvent être pris en charges par l’activité)

Je dois ensuite transmettre tous les justificatifs et compléter le tableau frais engagés au domicile, mensuellement ou trimestriellement ou annuellement.

Modalité de remboursement

Le remboursement de ses frais de domicile peut se faire :

• mensuellement pour certains frais via une note de frais spécifique (je n'inscris pas mes frais de domicile dans ma note de frais classique)
• ou annuellement pour les propriétaires (exemples : impôts, assurances)

Qu'est ce qu'un devis ?

Avant l'achat d'une prestation de service, d'un bien ou d'une prestation de formation professionnelle, le client doit être informé de ses caractéristiques essentielles, du prix, de la date ou délai de livraison du produit ou d'exécution du service. Ces informations pré-contractuelles sont souvent intégrées dans un devis. Quand j'envoie le devis à mon client, je m'engage dans la mise en œuvre de la prestation.

Le devis n'engage le client qu'à partir du moment où il a exprimé sa volonté de faire exécuter les travaux, les services par une signature au bas du devis "bon pour accord".

Le devis correspond à une prestation claire et précise. Si des modifications peuvent intervenir selon les résultats de la mission, il me semble important d'apporter un cadre clair au client … je réalise plutôt un contrat de prestation.

Je dois m'assurer dans un premier temps que la fiche client est bien renseignée avec le nom d'un contact, l'adresse mail, l'adresse postale, le numéro de téléphone.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un devis ?

Le devis doit mentionner les éléments suivants qui sont obligatoires lors de votre saisie sur LOUTY ou directement pris en compte :

• la date du devis et durée de validité de l'offre.
• le décompte détaillé (et la description) de chaque prestation : contenu, dates de prestations et rétro-planning, contact référent, quantité, prix unitaire …
• les frais refacturés s'il y en a.
• les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat.
• les CGV : les CGV d'Elycoop s'impriment par défaut au verso lors de l'édition du devis. Elles s'appliquent par défaut, si j'ai des conditions particulières, je dois les faire apparaitre dans le détail de mon devis.
• la somme globale à payer HT et TTC et en précisant le taux de TVA applicable.

Quelles sont les mentions que nous vous conseillons sur un devis ?

Il est recommandé de rappeler, en quelques lignes, sur l'entête du devis le contexte des échanges : quand est ce qu'on s'est vu, les besoins exprimés par le client, la qualité de mon expertise pour répondre à ces besoins …

Il est recommandé de bien détailler le devis avec les prestations, les engagements du client et les miens et les délais pour sécuriser mon activité.

Si j'ai rédigé une présentation au client, je peux l'annexer au devis (onglet : fichier de Louty). Le document doit être également paraphé et signé comme le devis pour être considéré comme contractuel.

Par défaut, les conditions de paiement s'effectuent en une seule fois à l'issue de la prestation. Si je souhaite des modalités différentes (acompte, règlement mensuel…), je le précise dans l'onglet pied de page du devis.

Comment créer un devis sur Louty ?

1. Dans un premier temps, je m'inscrit auprès de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement pour participer à l'atelier "savoir faire mes devis, factures et notes de frais"
2. Je me connecte à Louty et je clique sur le formulaire "Gestion com" puis sur "devis" :

Contrairement aux factures, je pense à envoyer un e-mail à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement pour qu'il valide mon devis. Quand j'ai l'expérience suffisante, mon IP peut me donner les droits de validation jusqu'à un certain seuil.

3. Je complète les champs comme dans l'image ci-dessous :

Je peux me faire aider par des infos bulles dès que je passe ma souris sur un lien (image téléchargeable au bas de la fiche).

4. J'enregistre mon devis
   La pièce peut alors apparaitre avec différents statuts :

• Brouillon (B) : La pièce en brouillon sans numéro, peut être reprise à tout moment pour complément. Elle peut être supprimée. Mon(ma) chargé(e) d'accompagnement ne peut pas la valider.
• En attente de validation (AV) : La pièce transmise est en attente de validation par mon(ma) chargé(e) d'accompagnement. Tant que mon(ma) chargé(e) d'accompagnement ne l'a pas validée, je peux encore la modifier. La mention "en attente de validation" ne permet pas de la transmettre à mon client.
• Validé, imprimé (VI) : La pièce est validée par mon(ma) chargé(e) d'accompagnement. Le numéro chrono affecté ne peut plus être supprimée. Je peux la transmettre à mon client. Les CGV communes à tous les membres de la coopérative sont annexées au devis.

Si le devis est accepté avec "bon pour accord" par mon client, j'ai la possibilité de transformer ce dernier en facture après saisie de la date d'acceptation.

J'ai établi un contrat avec mon client et ma prestation est désormais terminée. Je peux désormais passer à l'étape "facturation". Bien entendu, ma facture doit respecter les modalités et les informations mentionnées dans mon contrat commercial.

Je dois m'assurer dans un premier temps que la fiche client est bien renseignée avec le nom d'un contact, l'adresse mail, l'adresse postale, le numéro de téléphone.

Qu'est ce qu'une facture ?

La facture permet de matérialiser la transaction financière liée à ma vente ou ma prestation délivrée. Elle constitue une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité. Ce document doit faire apparaitre des mentions obligatoires.
Les modèles mis à disposition par Elycoop contiennent ces mentions obligatoires. Chaque facture doit avoir un numéro unique référencé dans un "chrono" officiel. La facture doit obligatoirement mentionnée la dénomination sociale pour le professionnel ou le nom pour un particulier

Deux options possibles à Elycoop pour facturer une prestation ou une vente

Option 1 : Je dois facturer une prestation de services, une vente avec TVA et / ou de la formation professionnelle exclusivement en sous-traitance (en faisant partie des membres de l'OF en sous-traitance exclusive)
Je dois créer la facture sur Louty.
Depuis le formulaire "Gestion com" - je sélectionne "Facture" ou si j'ai déjà saisi une ou plusieurs factures - "duplication". Cela signifie qu'une pièce identique à la précédente peut être créée et peut être entièrement modifiée.

L'image ci-dessous est téléchargeable au bas de la fiche.

L'image ci-dessous me présente les différents champs à renseigner et à compléter en créant maa facture sur Louty afin de sécuriser mon activité et la coopérative. Je peux alors vérifier les points suivants :

• mon client existe bien avec son n°SIRET (n°TVA intracom pour les prestations CEE)
• je respecte le régime TVA associé à l'article
• mon contrat est signé par Elycoop et mon client avant la prestation.
• j'ai bien rattaché et identifié au client facturé les sommes perçus
• j'ai bien renseigné le destinataire de la facture la personne physique ou morale qui m'a acheté la prestation.

L'image ci-dessous est téléchargeable au bas de la fiche.

L'équipe support valide tous les jours les factures sur Louty. Le changement de compteur factures est réalisé le 1er de chaque mois.

Je pense à bien personnaliser le libellé des articles (par exemple : enlever le 1. devant prestation de service et enlever avec TVA à la fin). Pour rappel, les factures doivent être validées avant le 10 de chaque mois.

Option 2 : Je dois facturer une prestation de formation professionnelle en direct et/ou en sous-traitance (pour les membres de l'OF référencés Qualiopi)
Mon action de formation ayant été crée sur DENDREO, je dois également éditer ma facture sur DENDREO. Cela permet également de générer automatiquement le bilan pédagogique et financier.

Pour les factures sur Dendreo, l'équipe support les valide quotidiennement.

Les cas particuliers

En général, sur le module de facturation Louty, la tva est paramétrée à 20 % pour les prestations de services, les ventes de marchandises…mais attention, si je facture un professionnel ou un particulier dans l'Union Européenne, hors Union Européenne ou dans les Dom-Tom.

Que se passe- t-il si ma facture comporte des erreurs ?

En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, je peux annuler ou rectifier ma facture en générant un avoir. La raison d'un avoir doit être justifié et indiquées dans le mémo car ce sont des transactions contrôlées par le commissaire aux comptes de la coopérative.

Dans le cadre de mon activité, 2 types de dépenses existent :

• Les frais de fonctionnement courants dont la dépense est intégralement impactée sur l’année de réalisation de l’achat. ( non amortissables) : factures téléphones, petites fournitures de bureau, déplacements, hôtel, frais de bouche,…
• Les frais d’investissements supérieur à 499€ HT (amortissables) : ordinateur, logiciels, outillages, aménagement et matériels de bureaux ….La durée de l’amortissement est fixée par la législation comptable

Qu’est-ce qu’un investissement et un amortissement ?

Tout investissement pour le compte de l'activité supérieur à 499€ HT unitaire est considéré par la législation comptable comme une "immobilisation".
Une immobilisation est soumise au principe d’amortissement annuel en fonction de sa durée d’utilisation. L’achat n’est donc pas une charge pour l’activité, seul l’amortissement en est une.
Un amortissement correspond au montant total de l’investissement HT divisé par le nombre total des années d’utilisation.

Exemple : j’achète un ordinateur à 1500€ HT en janvier 2022, ce dernier sera amorti sur 3 ans. Cela signifie que la charge financière rattachée à cet investissement sera étalée sur les 3 années dans mon compte de résultat via l’écriture comptable « dotations aux amortissements » : 500€ en 2022, 500€ en 2023 et 500€ en 2024.
Je peux suivre via mon compte de résultat dans les rapports de gestion le montant de la dotation aux amortissements qui est passée chaque mois.

Procédure pour acheter une immobilisation : spécificités d’Elycoop

L’acquisition d’une immobilisation doit être financée en totalité sur mes fonds personnels, via une note de frais spécifique dont l’ouverture des droits est à demander à mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.

La validation de la note de frais nécessite de joindre la facture d'achat. Ces achats doivent avoir une utilisation exclusivement professionnelle (une attestation a été signée à mon arrivée dans la coopérative lors de la signature du contrat CAPE).

Ce matériel acheté devient la propriété de mon activité qui est hébergée au sein d'Elycoop.
Les investissements sont des frais de "type 3" identifié dans la liste des achats de N2F.
La TVA est récupérable avec les mêmes conditions que pour les frais habituels (Nom d'Elycoop sur les factures d'achat).

Les modalités de remboursement de mon investissement

Si mon résultat est bénéficiaire
Le remboursement de cet investissement se fera progressivement une fois par an à hauteur de l’amortissement annuel sur simple demande auprès de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.
Si je n’en fais pas la demande, le montant annuel de l’amortissement sera basculé automatiquement sur mon compte courant.

Si mon résultat est déficitaire
Le montant de l'amortissement ne sera pas remboursé mais laissé en compte courant.
Si besoin, avec mon(ma) chargé(e) d'accompagnement, je peux mettre en place un prêt d'honneur personnel (à taux zéro) auprès de l’Adie ou de Rhône développement Initiative, pour financer l'investissement.

Quid de mon immobilisation en cas de départ d’Elycoop

En cas de départ de la coopérative, la spécificité CAE implique de transférer la propriété du bien de mon activité en tant qu’entrepreneur Elycoop à moi-même, personne physique.

Dans le cadre de mon solde de tout compte une facture de vente d’immobilisation sera établie. Le montant de cette facture correspond à la valeur nette comptable déduction faite des amortissements (valeur d’origine d’achat moins les amortissements annuels) . Il s’agit donc du montant restant à amortir.

Le règlement de cette facture à mon activité Elycoop, ne donnera pas lieu à un paiement effectif, le paiement se réalisera sur un plan comptable par compensation de l’avance en compte courant que j’ai réalisée lors de mon achat. Ce compte courant me sera restitué lors de son départ de la coopérative en totalité si l'activité est bénéficiaire ou partiellement si mon activité est déficitaire.

Exemple : L’ordinateur acheté à 1500€ HT en janvier 2022 est amorti sur 3 ans (soit 500 € /an). Je prévois de sortir d’Elycoop en Décembre 2023, mon bien aura donc été amorti sur 2 années : 500€ * 2 soit 1000€. Ces 1000€ auront fait l’objet d’une demande remboursement auprès de mon(ma) chargé(e) d'accompagnement.
Au 31/12/2023, il restera donc 500€ à amortir et à me faire rembourser. Ces 500€ me sont dus par mon activité, cette dette est comptabilisée dans mon compte courant. Ne faisant plus partie d’Elycoop et pour continuer d’utiliser mon bien à titre personnel, il est nécessaire de transférer la propriété juridique de cet investissement de mon activité d’Elycoop à moi en tant que personne physique. Pour cela, dans mon solde de tout compte, une facture de 500 € sera émise de mon activité Elycoop à moi, personne physique. Ainsi, mon activité me doit 500€ (amortissement qui ne m’a pas été remboursé) à titre personnel et moi, je dois 500 € à mon activité : ces 2 dettes étant du même montant, elle s’annule par compensation comptable, je n’aurai pas à décaisser les 500 € supplémentaire. La facture est nécessaire en tant que pièce comptable justifiant cette opération comptable.